【情况说明书格式及范文（写作指导）】在日常工作中，尤其是在企业、政府机关或学校等组织中，常常需要撰写“情况说明书”来对某一事件、问题或现象进行说明和解释。它不仅有助于上级了解具体情况，还能为后续处理提供依据。因此，掌握“情况说明书”的基本格式与写作技巧显得尤为重要。

一、什么是情况说明书？

情况说明书是一种用于描述某一特定事件、问题或背景的书面材料，通常用于向上级汇报、向相关部门说明情况，或者作为某种调查、审查的依据。其核心目的是清晰、准确地传达信息，避免误解或误判。

二、情况说明书的基本格式

一份完整的情况说明书通常包括以下几个部分：

1. 标题

标题应简洁明了，直接点明内容。例如：“关于XX事件的情况说明”。

2. 单位名称或个人姓名

在开头处注明撰写单位或个人的名称，以明确责任主体。

3. 基本情况介绍

简要说明事件发生的时间、地点、涉及人员及相关背景信息，做到简明扼要。

4. 事件经过

按时间顺序详细描述事件的发生过程，包括关键时间节点、相关人员的行为、采取的措施等。

5. 原因分析

对事件的原因进行初步分析，可以是主观因素、客观因素，也可以是管理上的疏漏等。

6. 处理结果或当前状况

说明事件目前的处理进展、已采取的措施以及产生的影响。

7. 存在的问题或建议

提出在事件处理过程中发现的问题，并提出相应的改进建议或下一步工作计划。

8. 结尾语

表达对事件处理的态度和决心，如“特此说明”、“敬请审阅”等。

9. 落款

包括撰写人、单位名称及日期。

三、情况说明书写作要点

- 语言简洁、逻辑清晰：避免使用复杂句式，确保信息传达准确无误。

- 事实为主，避免主观臆断：尽量以客观事实为基础，不掺杂个人情绪或偏见。

- 结构合理、条理分明：按照“背景—经过—原因—处理—建议”的顺序展开。

- 用词准确、正式规范：符合公文写作要求，避免口语化表达。

- 真实可靠、不隐瞒真相：即使涉及负面信息，也应如实反映，体现责任感。

四、情况说明书范文（示例）

关于XX项目延期的情况说明

尊敬的领导：

我单位负责的“XX项目”自2024年3月启动以来，因多种原因导致进度滞后，现将相关情况说明如下：

一、项目基本情况

本项目原定于2024年10月底完成，主要任务为完成系统开发与测试，目标用户为公司内部员工。

二、事件经过

2024年5月，因技术团队人员变动，导致开发进度受到影响；6月，外部供应商未能按时交付关键模块，进一步拖延了整体进度。此外，7月因系统测试环境不稳定，多次出现数据丢失问题，造成重复测试，延长了工期。

三、原因分析

1. 技术人员流动频繁，影响了项目连续性；

2. 外部合作方配合度不高，未按合同约定时间供货；

3. 测试环境配置不完善，缺乏有效监控机制。

四、处理结果

目前已重新调配技术人员，与供应商协商加快供货进度，并对测试环境进行了优化升级。预计可在2024年12月中旬完成项目验收。

五、存在问题与建议

该项目暴露了我们在项目管理和外部协作方面的不足。建议今后加强人员稳定性建设，完善供应商评估机制，并建立更完善的测试流程。

特此说明，请领导审阅。

XXX单位

2024年11月5日

五、结语

撰写一份合格的情况说明书，不仅是对工作的总结，更是对责任的承担。通过规范格式、严谨语言和真实内容，能够有效提升沟通效率，也为后续工作提供有力支持。希望本文对大家在实际工作中有所帮助。